دليل استرشادي لمتطلبات وإجراءات تسجيل شركات منح شهادات نظم الإدارة(الأيزو) لدى هيئة المواصفات والمقاييس العربية السورية

صادر عن هيئة المواصفات والمقاييس العربية السورية

1 المقدمة والأهداف

يهدف هذا الدليل إلى تحديد المتطلبات والإجراءات القانونية اللازمة لتسجيل شركات منح شهادات نظم الإدارة (شهادات الآيزو) للشركات العاملة ضمن أراضي الجمهورية العربية السورية، وذلك لضمان التزامها بأحكام القوانين والأنظمة النافذة، وبما يحقق الثقة في خدماتها ويعزز جودة نظم الإدارة الوطنية.

2 النطاق والتعريفات

يُطبّق هذا الدليل على جميع الشركات والمؤسسات الراغبة في ممارسة نشاط منح شهادات نظم الإدارةISO (Management Systems Certification) في الجمهورية العربية السورية، بما يشمل أنشطة التدقيق، المنح، المراقبة، وتجديد الشهادات ضمن النطاقات المعتمدة.

3 الأساس المرجعي للتسجيل

يستند هذا الدليل إلى متطلبات الاعتماد الدولية ISO/IEC 17021-1 الخاصة بتقويم المطابقة - المتطلبات للجهات التي تقوم بالتدقيق ومنح الشهادات لنظم الإدارة، وذلك كإطار مرجعي لتنظيم عمليات منح شهادات نظم الإدارة (شهادات الآيزو) للشركات العاملة ضمن أراضي الجمهورية العربية السورية.

4 متطلبات التسجيل:

4.1 المتطلبات القانونية

4.1.1 أن تكون الشركة طالبة التسجيل لدى هيئة المواصفات والمقاييس العربية السورية مسجلة أصولًا وفق القوانين السورية ومرخصة لممارسة النشاط التجاري.

4.1.2 أن يكون لدى الشركة الطالبة للتسجيل شريك سوري بنسبة لا تقل عن 50%من ملكية الشركة.

4.1.3 أن يتضمن نظامها الأساسي غاية منح الشهادات أو أنشطة تقييم المطابقة.

4.1.4 ألا تجمع الشركة بين نشاطي التأهيل ومنح الشهادات في آنٍ واحد.

4.2 المتطلبات الإدارية والتنظيمية.

4.2.1 وجود هيكل تنظيمي واضح يضمن استقلالية اتخاذ القرار ومنع تضارب المصالح.

4.2.2 تعيين مدير عام مسؤول عن الالتزام القانوني والفني يتمتع بالخبرة والكفاءة المطلوبة.

4.3 المتطلبات الفنية والاعتماد

4.3.1 الالتزام الكامل بمتطلبات معيار ISO/IEC 17021-1 (تقييم المطابقة المتطلبات للجهات التي تقوم بالتدقيق ومنح الشهادة لأنظمة الإدارة الجزء الأول – المتطلبات (

(Conformity assessment -Requirements for bodies providing audit and certification of management systems — Part 1: Requirements)

4.3.2 يشترط أن تكون جهة المنح الأم مسجلة لدى مجلس اعتماد معترف به ومسجل في المنتدى الدولي للاعتمادThe International Accreditation forum) IAF).

4.3.3 كتاب تفويض من الجهة المانحة الأم أو المكتب الاقليمي باسم الشركة المفوضة في الجمهورية العربية السورية للقيام بأعمالها وأن تكون الشركة المسجلة لدى هيئة المواصفات والمقاييس العربية السورية ذات صفة تمثيلية حصرية في الجمهورية العربية السورية بمجال عمل جهة المنح الأم ويرسل كتاب التفويض إلى البريد الالكتروني الرسمي للهيئة sasmo@net.sy .

4.3.4 مجال اعتماد الجهة المانحة الأم.

4.3.5 أن يكون هناك موقع الكتروني خاص بالشركة المسجلة لدى الهيئة مع قاعدة بيانات يستعان به للتحقق من صحة الشهادة.

4.3.6 أسماء وشهادات المدققين الرئيسيين وسجل التدقيق السابق واعتمادهم من الجهة المانحة، مع إمكانية إضافة اي مدقق لاحقاً.

4.3.7 اسم الشركة المفوضة مدرجاً على موقع الجهة المانحة الأم أو المكتب الإقليمي (إن أمكن).

5 متطلبات الكادر الفني والكفاءة

5.1 توفر مدققين مؤهلين ومعتمدين لكل نظام إدارة ضمن النطاق المطلوب ومسجلين لدى هيئة المواصفات والمقاييس العربية السورية.

5.2 توفر شهادات المدقق الرئيس من مركز معتمد للمدققين المعتمدين.

5.3 توفر سجل التدقيق للمدققين المعتمدين لكل نظام إدارة.

5.1 تقديم إثبات اجتياز التقييم الفني للمدقق تحت اشراف مدقق معتمد أو ما يثبت الكفاءة والخبرة العملية ويتم إعادة التقييم كل ثلاث سنوات.

5.2 أن تكون الدراسة الأكاديمية للمدقق المعتمد منسجمة مع النظام المعتمد عليه والقطاع المخول بالتدقيق عليه.

6 إجراءات التسجيل

تتقدم الجهة طالبة التسجيل بطلب رسمي إلى هيئة المواصفات والمقاييس العربية السورية مرفقًا بالمستندات التالية:

6.1 استمارة التسجيل وفق نموذج الهيئة المعتمد.

6.2 الأوراق الثبوتية لـ الشركة الممثلة لجهة المنح الأم:

6.2.1 عقد إيجار أو عقد ملكية الموقع المقترح استعماله كمقر مزاولة أعمال الشركة داخل أراضي الجمهورية العربية السورية.

6.2.2 نسخة من السجل التجاري والنظام الأساسي.

6.2.3 كتاب تفويض من الجهة المانحة الأم أو المكتب الاقليمي باسم الشركة الممثلة في الجمهورية العربية السورية.

6.2.4 وثائق الكادر الفني والمدققين (السيرة الذاتية، شهادات التعلم الأكاديمي، شهادات دورة المدقق الرئيس، سجل التدقيق، إثبات اجتياز التقييم الفني للمدقق، شهادات الخبرة وإثبات المؤهلات).

6.2.5 دليل الجودة الداخلي للشركة المسجلة لدى الهيئة.

6.3 دفع رسوم التسجيل وفقاً لقرار تسعير خدمات الهيئة.

6.4 تقوم الهيئة بدراسة الطلب والتحقق من استيفاء المتطلبات القانونية والفنية، وتُصدر التسجيل لدى الهيئة خلال مدة لا تتجاوز (15) يوماً من تاريخ استكمال الوثائق.

6.5 بعد تسجيل الشركة في الهيئة يتم التوقيع على تعهد يتضمن ما يلي:

6.5.1 الإبلاغ عن أي عملية منح جديدة أو تجديد منح وذلك قبل فترة 15 يوم من تاريخ التدقيق المخطط له وذلك بإرسال بلاغ إلى الهيئة عبر البريد الالكتروني الرسمي للهيئة يتضمن ما يلي:

• موعد التدقيق.

• خطة التدقيق

• أسماء أعضاء فريق التدقيق (مدققين – استشاريين) والخبرة الفنية لهم.

6.5.2 التنسيق مع ممثل الهيئة لحضور عملية المنح وتأمين نقله وتنقلاته والإقامة في حال كان التدقيق خارج المحافظة.

6.5.3 إرسال ممثل الشركة المسجلة لدى الهيئة نسخة عن تقرير التدقيق يتضمن حالات عدم المطابقة إن وجدت والملاحظات وفق النموذج المعتمد من قبل الشركة المسجلة.

7 التزامات الشركة المسجلة:

تلتزم الشركة المسجلة لدى هيئة المواصفات والمقاييس العربية السورية بما يلي:

7.1 الالتزام بأحكام هذا الدليل وكافة الأنظمة النافذة.

7.2 توفير إمكانية التحقق من صحة الشهادات المصدَّرة بواسطة الشركة المسجلة لدى الهيئة أصولاً وفق الموقع الالكتروني الخاص بها.

7.3 التعاون الكامل مع فريق الهيئة.

7.4 إبلاغ الهيئة بأي تغيير في الملكية أو الإدارة خلال (30) يوماً.

7.5 إبلاغ الهيئة في حال إضافة /إلغاء أي من المجالات المعتمدة للجهة المانحة الأم.

7.6 إبلاغ الهيئة في حال تم إلغاء التفويض من قبل الجهة المانحة الأم للشركة المسجلة لدى الهيئة.

7.7 إبلاغ الهيئة في حال تم سحب / تعليق أي شهادة ممنوحة وأسباب سحبها / تعليقها.

7.8 إبلاغ الهيئة في حال سحب الاعتماد من جهة المنح الأم أو انتقال جهة المنح الأم إلى مجلس اعتماد اخر.

7.9 يستوجب على الشركة المسجلة تزويد الهيئة بمسودة الشهادة عند صدورها بشكل ورقي/ الكتروني، للمصادقة عليها والاعتماد بعد التحقق من صحة البيانات الواردة فيها خلال 5 أيام عمل وفق البريد الالكتروني certification@net.sy

7.10 يتم تزويد الهيئة بالنسخة الورقية من الشهادة الأصلية فور إصدارها للمصادقة خلال فترة 5 أيام عمل بعد استكمال سداد رسوم التصديق ليصار إلى تسليمها أصولاً من قبل الشركة المسجلة إلى الشركة صاحبة الشهادة.

7.11 يجب على جهة المنح عدم ممارسة نشاط التأهيل تحت طائلة إلغاء تسجيل الشركة لدى الهيئة.

7.12 الحصول على موافقة هيئة المواصفات والمقاييس العربية السورية لأي أنشطة أو فعاليات ذات طابع (أكاديمي -عام - ملتقى) ويستثنى من ذلك الندوات التعريفية والتوعوية الخاصة بالشركة المسجلة لدى الهيئة.

8 إجراءات الرقابة والمتابعة

تُجري هيئة المواصفات والمقاييس العربية السورية زيارات تفتيش دورية ومفاجئة للتحقق من التزام الشركات المسجلة لديها، ويحق لها تعليق التسجيل في حال ثبوت المخالفة الجسيمة.

9 تجديد التسجيل وإيقافه أو إلغاءه

يكون التسجيل صالحاً لمدة سنتين قابلة للتجديد استناداً إلى:

9.1 تقييم هيئة المواصفات والمقاييس العربية السورية لأداء الشركة المسجلة لديها.

9.2 كتاب تفويض جديد من الجهة المانحة الأم باستمرار تفويض الشركة بأعمالها في الجمهورية العربية السورية مرسلاً عبر البريد الالكتروني للهيئة sasmo@net.sy.

9.3 يستوجب التأخر عن سداد رسوم تجديد تسجيل الشركة لدى الهيئة، تعليق تسجيل الشركة لدى الهيئة.

9.4 تقوم الهيئة بإلغاء تسجيل الشركة المسجلة لدى الهيئة إذا زادت فترة تعليق تسجيلها عن شهر.

9.5 يحق للهيئة تعليق تسجيل أي شركة مسجلة لديها لمدة شهر بناءً على مقترح من مديرية ضبط الجودة لإدارة الهيئة أو سحب التسجيل يوضح فيه أسباب التعليق / السحب في أي من الحالات التالية:

9.5.1 ثبوت منح شهادات دون تطبيق متطلبات ISO/IEC 17021-1.

9.5.2 مخالفة القوانين أو التعليمات النافذة.

9.5.3 الإخلال بأحد الشروط السابقة.

9.5.4 الإخلال بمبدأ الحياد والاستقلالية.

9.5.5 ممارسة نشاط التأهيل والمنح في آنٍ واحد.

9.6 تقوم الهيئة بتوجيه كتاب رسمي للشركة يفيد بتعليق تسجيلها لمدة شهر مع ذكر أسباب التعليق.

9.7 في حال التعامل مع المخالفة وإغلاقها من قبل الشركة يتم إعادة تسجيل الشركة لدى الهيئة.

9.8 في حال عدم التعامل مع المخالفة وإغلاقها يتم إعطاء الشركة الم فترة شهرين بعد التعليق ليُصار بعد ذلك إلى إلغاء التسجيل لدى الهيئة.

9.9 تقوم الهيئة في حال تم إلغاء تسجيل الشركة بإعلام الجهة المانحة الأم بقرار الهيئة.

9.10 في حال عدم التزام الشركة بقرارات الهيئة واستمرار مزاولة نشاطها على الرغم من إلغاء تسجيلها لدى الهيئة، تُعتبر مخالفة للقوانين والأنظمة النافذة، ويتخذ بحقها الإجراء القانوني الاتي:

9.10.1 حرمانها نهائياً من مزاولة أنشطة منح الشهادات أو تقييم المطابقة والأنشطة المرتبطة بمجال عملها.

9.10.2 في حال عدم تجاوب الشركة تتم ملاحقتها قانونياً.

9.11 يتم الإعلان عن إلغاء التسجيل للشركات المخالفة على الموقع الرسمي للهيئة كما يتم إعلام وزارة الصناعة (مديريات الصناعة) غرف الصناعة وغرف التجارة من أجل التعميم.

10 أحكام ختامية

تُعد أحكام هذا الدليل مرجعًا أساسيًا لجميع الجهات العاملة في مجال منح شهادات نظم الإدارة في الجمهورية العربية السورية، وتُعتبر قابلة للتعديل أو التحديث من قبل هيئة المواصفات والمقاييس العربية السورية عند الحاجة، وتُفسّر نصوصه بما يحقق الغاية من تنظيم هذا النشاط وضمان مصداقيته.